Ang panginahanglan alang sa documentary ebidensya sa mga desisyon nga gihimo gikinahanglan sa mga sitwasyon diin sila gikuha sa kinatibuk. Kasagaran sa pag-ayo sa dagan sa mga panghitabo gigamit niini nga matang sa recording data sama sa protocol.
Ang pulong "protocol" adunay daghan nga mga kahulugan - kini nga instalar ug mga pamaagi sa usa ka sitwasyon, ug sa tukma nga paagi nga gidisenyo sa usa ka opisyal nga dokumento nga naglangkob sa mga data han-ay sa panahon sa panaghisgutan, debate ug desisyon-sa paghimo sa mga tigom, mga komperensya ug mga miting. Palihug nga nahibalo nga siya adunay pipila ka mga matang sa nga lahi sa ilang katuyoan. Minutos sa miting sa mga saop mao ang usa ka dokumento sa usa ka medyo lain-laing mga kategoriya kay sa, alang sa panig-ingnan, sa report sa mga imbestigar awtoridad o sa ubang mga supervisory awtoridad.
Tagboanan sa permanente / temporaryo Pundok komunidad (committee miting sa aksyonista, saop, Board of Directors) ubos sa mandatory dokumento. Depende sa desisyon nga gikuha sa mga chairman sa organisasyon o grupo, minutos sa miting mahimong gipahigayon sa bug-os nga (bug-os nga rekord sa mga pakigpulong, mga debate, mga pangutana ug mga tubag) o pinamubo nga porma. Ingon sa usa ka pagmando sa, sa panahon sa secretary sa sesyon o sa uban nga mga responsable nga tawo nagabantay sa usa ka rekord sa tanan nga mga butang nga mahitabo, mikolekta may kalabutan nga mga materyales nga gihatag ngadto sa mga partisipante, ug unya nagdala kanila ngadto sa usa ka ka dokumento.
Uban sa bahin sa mga kinahanglanon sa mga opisyal nga papel, nga sila gitudlo sa mga sumbanan sa estado sa pagdumala sa husto nga mga palisiya. Pananglitan, diha sa mga minutos sa miting sa mga tag-iya o mga saop sa mga representante sa ubang mga grupo ug mga organisasyon, dugang pa sa ngalan sa dokumento ug sa organisasyon, ang petsa sa hitabo ug ang mga agenda kinahanglan gipakita data sa chairman, sekretaryo, ug pagtambong sa mga partido.
Usa ka summary sa mga impormasyon nga pamaagi mao ang sama sa mosunod: Play - naghimo sa (ug) - piho / miuyon. Ang katukma sa mga data set ang inisyalan pirma sa chairman ug sa secretary. Kon gikinahanglan, ang mga miting partisipante mahimong nakuha nga ingon sa usa ka bug-os nga kopya sa mga minutos, ingon man usab sa usa ka kinutlo gikan sa bisan unsa nga bahin niini.
Ang pipila sa mga nuances sa mga data nga impormasyon mao ang usa ka dokumento nga nagpakita sa hiniusang populasyon alang sa mga miting, nga nagpuyo sa mga apartment. Sa kini nga kaso, ang protocol homeowners miting ang pagsiguro nga ang mga datos sa sa dagway sa mga hitabo (ang aktuwal nga pagpundok sa mga tawo o sa absentee voting sa agenda), ang aktuwal nga address ug sa dapit sa miingon buwag butang, ang gidaghanon sa mga karon ug sa pagbotar nga iya sa kanila.
Dugang pa, ang mga mandatory nga aplikasyon sa dokumento mao ang usa ka listahan sa mga apelyido sa mga partisipante (o sa ilang mga representante), uban sa gidaghanon sa mga apartment, sa pagpanag-iya. Kon ang opinyon sa mga residente nadawat sa absentia, sa dugang nga listahan kinahanglan nga bungat dili lamang sa tawhanong data, apan usab sa mga desisyon niini sa tanan nga mga isyu sa agenda. Usab, kinahanglan usab nga kini naglakip sa impormasyon mahitungod sa dokumento, nga nagpamatuod sa katungod sa pagpanag-iya o sa pagpanag-iya sa usa ka piho nga lokasyon sa usa ka bahin sa balay, ingon man sa kabubut-on sa matag lungsoranon alang sa mga butang nga giila diha sa agenda sa tin-aw ug gidawat mga porma (mouyon, dili mouyon, paglikay). ubos sa lamang niini nga kahimtang, ang mga residente sa miting minutos mahimong balido.