Unsa ang mga rekord sa pagdumala ug sa dokumento management?

Kalampusan sa negosyo nagdepende sa iyang tukma nga organisasyon. Ang duha managers ug empleyado kinahanglan nga nahibalo nga ang maong mga papeles. Unsa ang bahin niini, unsa nga matang adunay mga, ug unsa mga regulasyon kinahanglan nga gidala ngadto sa asoy diha sa organisasyon sa workflow?

Unsa ang mga rekord sa pagdumala

Sa bisan unsa nga organisasyon, sa walay pagtagad sa pagpanag-iya ug mga kinaiya, nagmugna sa dalan sa negosyo sa usa ka matang sa papel. Kini mahimong duha sugo ug mga sulat, ug mga taho. Ang tanan nga sa kanila iya sa organisasyon ug administrative dokumento.

Office nga buhat - sa usa ka kalihokan sa paghimo og mga dokumento sa mga organisasyon, nga gihimo sa pipila ka mga lagda ug mga kinahanglanon. Kasagaran sa mga negosyo mogahin hinalad nga sungkod, trabaho sa sektor. Sa gagmay nga mga kompaniya secretary function mahimong gibutang sa hapit bisan unsa nga empleyado.

Kon kamo makasabut sa kahulugan sa terminolohiya (unsa papeles), kini mahimong tin-aw nga ang sinugdanan sa mga pulong. Kini, labaw sa tanan, ang fixation sa usa ka materyal nga carrier sa opisyal nga impormasyon. Atol niini nga proseso nagmugna sa organisasyon ug sa mga dokumento sa kagamhanan, nga sunod nagpasiugda sa pipila ka mga buhat.

Ang termino nga "clerical" nagpakita sa usa ka hataas nga panahon, apan diha lamang sa tunga-tunga sa katapusan nga siglo, opisyal nga gikuha sa porma, nga napiho sa mga regulasyon sa ang-ang sa estado.

pagdumala sa opisina ug dokumento sa pagdumala - unsa man kini?

organisasyon sa mga dili anaa independente sa balaod. Kini mao ang kanunay nga ang usa ka rekord sa pagdumala ug dokumento management. Unsa kini, kon unsa ang mga bahin sa pagbalhin papel, sa unsa nga paagi sa pag-arrange kanila? Kini nga mga isyu nasulbad sa mga espesyalista: sekretaryo, tigtipig sa mga rekord, mga empleyado sa departamento personnel.

Business sulat naglakip ayo impormasyon sa usa ka mahikap nga medium, sa paglalang sa usa ka papel o electronic instrumento. Diha sa tiilan niini mao ang gitukod workflow organisasyon - kalihukan aron o sa usa ka sulat gikan sa iyang paglalang sa pagpatay ug sa pagpadala sa archive o kalaglagan.

Ingon ngadto sa dapit sa mga papeles sa negosyo uban sa pagtahod ngadto sa mga empleyado ug pagdumala sa organisasyon dokumento gibahin ngadto sa gawas ug sa sulod. Gikan sa tinubdan magdepende sa dalan sa unahan sugo, mga sulat.

Internal nga organisasyon dokumento naglakip sa mosunod nga mga lakang:

• sa paglalang sa proyekto dokumento;
• koordinasyon;
• draft dokumento pagpirma, sa pagbutang sa petsa ug sa registration nga gidaghanon; gikan sa panahon sa registration ginakabig opisyal gipatik ug gidawat alang sa pagpatay;
• aron sa pagdala sa mga kriminal ug sa monitoring;
• pagpatay sa mga sugo;
• registration sa pagpatay sa mga dokumento alang sa paghipos, depende sa panahon ug sa mga kinahanglan;
• kalaglagan sa mga dokumento sa negosyo uban sa expired o sa pagdisenyo kanila alang sa archiving.

Ang-ang sa gawas nga dokumento sama sa usa ka bug-os nga susama, apan adunay pipila ka mga kalainan:

• Dokumento nga gihatag ngadto sa mga panon sa gikan sa gawas. papel Kini nga mahimong ginikanan ug anak, mga sanga, mga regulasyon gikan sa mga awtoridad sa mga opisyal nga awtoridad, mando sa korte, mga sulat gikan sa mga lungsoranon.
• Ang tanan nga nadawat sa pag-organisar sa mga dokumento sa negosyo nga gikinahanglan nga moagi sa pamaagi registration. Kini nagpamatuod nga sila gikuha ubos sa kontrol.
• Ang sunod nga lakang mao ang sa pagtrabaho uban sa mga dokumento, pasiuna o mga kinahanglanon sa performance.
• Kon gikinahanglan, ang usa ka pormal nga tubag ang gihimo.
• Ang katapusan nga yugto - drawing sa dugay o archival storage, ug kalaglagan sa ulahi.

Dugang pa, uban sa pagtahod ngadto sa pagdumala sa organisasyon mao ang mosunod nga mga matang sa dokumento:

• ngadto sa itaas - gikan sa ulipon ngadto sa mga punoan (explanatory mubo nga mga sulat);
• ngadto sa ubos - gikan sa management ngadto sa mga empleyado (sugo);
• pinahigda - sa taliwala sa managsama nga mga posisyon (mga buhat, protocol).

Ang tanan nga mga hugna sa mga dokumento mao ang sa motion girekord diha sa espesyal nga mga journal. Sila mahimong gibuhat sa pipila ka mga lain-laing mga paagi:

• rehistro sa mga dokumento kalihukan;
• cards dokumento;
• electronic dokumento mao ang labing komon nga diha sa kadaghanan sa mga organisasyon.

Bahin sa mga proceedings sa korte

Daghan ang naghunahuna kon unsa ang legal nga mga papeles, ug sa unsa nga paagi kini lahi gikan sa total. Korte nga kaso - kini mao ang usa ka gamay sa lain-laing hugpong sa mga dokumento ug materyal nga ebidensiya. Husto nga storage ug kalihukan naghatag transparency sa sistema sa hudisyal nga. Trial klerikal, dili sama sa organisasyonal nga mahimong boluntaryo. Kini mao ang gihimo sa awtorisado nga mga tawo ug ang hugot nga kontrolado. Alang kaniya, ang mga regulatory ug maayo ang gihubit tanan nga mga lakang ngadto sa kalaglagan.

gimbuhaton sa Secretary

Kadaghanan sa mga empleyado sa kompanya kaayo klarong ideya kon unsa ang mga papeles ug sa mga papeles. Kay niini nga sama nga Secretary - propesyonal nga kalihokan.

Secretariat negosyo sa pagbuhat sa nag-unang mga gimbuhaton sa pagdumala sa dokumento. Ang porma ug sa mga bahin sa buhat sa organisasyon negosyo rekord sa pagtuman sa pag-alagad gibahin ngadto sa niini nga mga matang:

• Sentralisadong - sa tanan nga mga sekretaryo anaa sa sama nga departamento ug sa hilisgutan-pangulo sa clerical trabahante o Senior Secretary.
• Decentralized - ang mga sekretaryo ug ang sungkod sa pagpahigayon sa ilang mga katungdanan, mikaylap sa tibuok bahin sa organisasyon ug ubos sa lain-laing mga mga labaw.
• Nga sinaktan - kini mao ang labing komon diha sa dako nga mga organisasyon.

Features dokumento ang mga panon sa direktang nag-agad sa kon unsay maporma ang secretariat gisagop.

Panudlo sa sa opisina-buhat

Bisan unsa pay sa gidak-on ug porma sa pagpanag-iya, sa bisan unsa nga organisasyon kinahanglan nga usa ka normative buhat sa pagkontrolar sa kalihukan sa mga dokumento. Unsa ang pahamatngon sa mga rekord sa pagdumala, ug sa unsa nga paagi sa paghimo sa? Kini nga isyu mao ang sa kabalaka dili lamang sa mga sekretaryo apan usab sa taliwala sa mga lider sa.

Panudlo sa sa opisina-buhat - kini mao ang internal nga regulasyon sa organisasyon nga giaprobahan sa order o instruksiyon mga manwal, nga walay aksyon. Kini espelta sa tanan nga mga hugna sa mga tudling sa dokumento, ang mga listahan sa mga haligi, kansang mga pirma mahimo sa pagpamatuod sa opisyal nga mga dokumento, gipresentar disenyo sample, blangko ug mga porma.

rekord sa pagbantay sa

Sa gagmay nga mga organisasyon sa uban sa usa ka ubos nga ang-ang sa dokumento (ubos pa kay sa 200 matag tuig) walay pangutana nga kini nga rekord pagbantay. Ang tanan mihukom nga pwersa sa mga empleyado sa ilang kaugalingon, o bisan sa ulo.

Kon ang rekord sa pagtuman sa mga obligasyon dili alang sa direkta nga empleyado ug dili espeling sa iyang kontrata trabaho, kini mao ang gikinahanglan nga sa isyu sa usa ka sugo sa pagtugyan sa ilang mga gimbuhaton. Kini nga dokumento nga kinahanglan detalye sa nagpintal sa dugang nga mga katungdanan, mga responsibilidad ug bayad.

Features mga rekord sa sungkod

Kon ang imong organisasyon naglihok sa usa ka empleyado, sa pagsiguro nga kamo sa paghimo sa mga dokumento trabaho. Ang pangutana sa unsa HR outsourcing, mao ang ilabi na nga importante alang sa mga kompaniya uban sa usa ka gamay nga gidaghanon sa mga empleyado.

HR outsourcing - mao aron sa pagsiguro sa kalihukan sa piho nga mga dokumento nga may kalabutan sa sa trabaho sa mga empleyado. Kasagaran, gidala sa gawas niini nga mga katungdanan sa usa ka espesyal nga yunit - Personnel Department. Ang ilang mga gimbuhaton naglakip sa pagdawat, pagproseso ug pagtipig sa HR mga dokumento. Lakip na ang pagproseso sa personal nga data nga mga confidential.

Personnel papeles kasagaran nga gihimo gilain gikan sa kinatibuk-ang pagsunod sa mga lagda sa privacy ug sa pagtipig bahin.

pagkamalaumon sa buhatan

Bisan pa sa paspas nga paglambo sa digital nga mga teknolohiya, daghang organisasyon lisud nga sa optimize sa workflow. Nagpadayon sa paggiya sa daan nga-gihimo nga papel sulat ug pagpahigayon sa regular nga mga troso.

Kini mao ang tungod sa duha ka butang:

• pagbatok sa kabag-ohan negosyo empleyado;
• kakulang sa finance.

Managers kinahanglan nga mahinumdom nga workflow pagkamalaumon sa dakong pamuhunan naghatag sa usa ka mahinungdanon nga sa ekonomiya nga epekto.